Datenschutzordnung des Ruderklub am Baldeneysee e.V., Essen
verabschiedet am 19.06.2018
Präambel
Der Ruderklub am Baldeneysee e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Beruf bei freiwilliger Angabe, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Partner- oder Familienbeitrag.
2. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Sportverbänden der Ruderer und Segler, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in Internetauftritten und Publikationen, zum Beispiel der „Flüstertüte“, veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftszusammensetzung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Berichten, Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, zum Beispiel bei Wanderfahrten oder Veranstaltungen des Vereins erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der Personen, über die berichtet wird bzw. die abgebildet werden.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Trainerinnen und Trainer und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Vorstand Schriftführung zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Vorsitzende/dieVorsitzende Schriftführung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er/sie ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Trainern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. Die Nutzung des elektronischen Fahrtenbuchs („efa“), in dem gemäß der Ruderordnung alle Fahrten einzutragen sind, und das von allen am Sportbetrieb teilnehmenden Mitgliedern eingesehen werden kann, gilt ebenfalls nicht als Herausgabe von Daten.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Voraussetzungen zur Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung gemäß §11 (2) der Satzung zu schaffen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches die außerordentliche Mitgliederversammlung initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation zu nutzen ist, es sei denn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin des Vereins hat der Verwendung der privaten E-Mail-Adresse zugestimmt.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Trainerinnen und Trainer, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel nur der Vorsitzende, die Vorstände für Schriftführung und Finanzen und der Cheftrainer und damit weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten benannt.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält einen zentralen Auftritt für den Verein unter den Domains www.rab-essen.de und www.ruderklub-am-baldeneysee.de. Darüber hinaus dürfen von Abteilungen, Mannschaften oder Mitgliedern keine Homepages eingerichtet werden, die den Vereinsnamen beinhalten oder als vom Verein betriebene Homepages angesehen werden können. Die Einrichtung und Unterhaltung des Auftritts im Internet obliegt dem Vorstand, der einen Administrator benennt. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Administrator und vom Vorstand oder vom Administrator benannte Personen vorgenommen werden.
2. Der Administrator ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Auftritte in sozialen Medien (z.B. Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands. Für den Betrieb eines Auftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vorstands kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Auftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 19.06.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.